INVOICE SIGN


Scenario

Nella grande distribuzione un forte fattore di criticità in termini di gestione e conservazione è legato alla produzione delle fatture e dei documenti di trasporto in formato cartaceo.

1^ Criticità: le barriere cassa. Si procede con la doppia stampa della fattura una per il cliente e l’altra per la conservazione nell’ambito della gestione contabile aziendale innescando una produzione di volumi cartacei non indifferenti. Oggi è possibile eliminare il passaggio della stampa, almeno per la copia interna, tramite l’utilizzo di dispositivi che consentono l’acquisizione digitale della firma del cliente.

2^ Criticità: i documenti di trasporto. Il legislatore ha esonerato i Centri di Distribuzione dall’obbligo di emissione del documento di accompagnamento (bolla o fattura) relativamente ai prodotti sottoposti al regime di accise. Pertanto viene meno l’obbligo di stampare sui moduli prenumerati. A questo punto diventa possibile eliminare completamente la carta e gestire l’emissione dei documenti di trasporto in formato digitale, con la conseguente conservazione sostitutiva a norma degli stessi.

In virtù di questa innovazione viene totalmente eliminata la gestione del cartaceo, sia nella circolazione delle merci che nella conservazione decennale della documentazione contabile.

Il ricorso a documenti digitali comporta notevoli economie di gestione e conservazione oltre che facilitare la fruibilità degli stessi. Infatti, il documento, archiviato in appositi gestori, può essere facilmente consultato dagli utenti autorizzati attraverso una pluralità di dispositivi (PC, tablet, smartphone).

Soluzione

Ogni postazione viene dotata di tavoletta LCD collegata al PC o di tablet permettendo al cliente di visualizzare la fattura per la verifica e di apporre la propria firma con il pennino su apposito schermo. Il PDF, completato con la firma del cliente, viene stampato (o inviato tramite e-mail) e contemporaneamente archiviato sul gestore documentale già attivo in azienda.

Con tale soluzione quindi la documentazione è immediatamente disponibile per la consultazione dell’amministrazione interna e viene conservata in maniera certa, azzerando i costi di gestione logistica e di mantenimento dell’archivio cartaceo.

Target
– Cash & Carry
– Aziende di trasporto
– Vendita all’ingrosso


 

Politica della qualità

La Direzione Aziendale della W-ENTERPRISE, consapevole dell'importanza e della necessità di dimostrare e documentare ai propri clienti la capacità di fornire con continuità prodotti e servizi conformi alle specifiche, ha ritenuto opportuno istituire un Sistema Qualità in accordo con le prescrizioni di Assicurazione Qualità contenute nella norma UNI EN ISO 9001:2015.
 
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