Documentale


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W-Enterprise è Partner SI-Authorized di Alfresco

Alfresco è un Enterprise Content Management che prevede
– un motore di gestione documentale per l’archiviazione e la condivisione di tutti i documenti, garantendo il completo tracciamento delle operazioni sugli oggetti documentali.
– un motore di workflow per automatizzare e gestire i processi.

Alfresco è integrato con le tecnologie di firma digitale da remoto, di trasmissione con posta elettronica certificata e di conservazione a norma, e consente il trattamento interamente informatico della documentazione, evitando l’uso della carta.

Alfresco è integrabile con servizi verticali del cliente, come ad esempio i Sistemi di Contabilità, Gestionale per la Fatturazione, Protocollo Informatico, CRM, Gestione del personale, ecc.

Funzionalità

  • Gestione documentale: il servizio consente la creazione di cartelle e l’archiviazione dei documenti o file per i quali sono disponibili tutte le funzioni di tracciamento, controllo della versione (versioning), condivisione e accesso (chek-in e check-out).
  • Motore di workflow: è possibile automatizzare, gestire e controllare i processi. Il motore di workflow integrato con il motore di gestione documentale rende possibile l’attivazione di un processo sia da un documento sia da un fascicolo.
  • Classificazione dei contenuti : dispone di un titolario per la classificazione e l’organizzazione dei documenti.
  • Ricerche: sono disponibili funzionalità che consentono la ricerca dei documenti contenuti nell’archivio attraverso tutte le chiavi disponibili.
  • Funzioni di sicurezza: tutte le funzionalità ed i contenuti sono profilati e disponibili ai soli utenti autorizzati.
  • Modulo per la gestione dell’ubicazione fisica dei documenti: utilizzando le voci di titolario è possibile gestire automaticamente le ubicazioni dei documenti.
  • Scansione e OCR: acquisizione dei documenti tramite scansione con possibilità di ricerca dei contenuti.

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Per gestire l’informazione in modo interamente digitale, in tutte le fasi del ciclo di vita del documento, sono a disposizione strumenti di:

  • Firma Digitale: attraverso la firma da remoto è possibile firmare digitalmente i documenti, evitando l’utilizzo di applicazioni e interfacce differenti.
  • Posta Elettronica Certificata: garantisce ad ogni utente e organizzazione una trasmissione dei documenti in modalità sicura e garantita, attraverso una casella di posta elettronica certificata.
  • Conservazione Sostitutiva: servizio integrato di conservazione sostitutiva che consente l’invio, la conservazione e l’esibizione a norma dei documenti.

Interfaccia

Alfresco offre un ambiente di lavoro assolutamente innovativo progettato secondo i più recenti principi di usabilità. Le funzioni sono profilate ed esposte in base all’utente e alle operazioni che l’oggetto selezionato consente.  I percorsi per l’accesso alle funzioni sono ottimizzati.

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Tecnologie

Alfresco è stato realizzato con:

  • Motore Documentale , prodotto che sfrutta le migliori tecnologie per la gestione complessa dei contenuti;
  • Motore di Workflow JBPM di JBoss, motore BPM open source che permette di modellare e gestire i processi, combinando gli oggetti secondo la logica della realtà quotidiana delle organizzazioni;
  • Database MySql con possibilità di adottare Database di mercato.

Inoltre

  • fa uso dei più diffusi e affermati framework (Hibernate, Spring, Lucene, Solr) e tecnologie utilizzate in ambito J2EE (Java).
  • rispetta i principali protocolli standard per lo store e per l’accesso ai contenuti: (JSR170), windows share (CIFS), FTP, Webday, HTTP, SPP (Share Point Protocol), CMIS, ecc..
  • permette la personalizzazione delle funzionalità per le esigenze del cliente grazie all’uso di tecnologie open .

Vantaggi

  • maggior controllo e trasparenza dei processi di business: il servizio guida l’esecuzione dei processi assicurando, al tempo stesso, che questi vengano eseguiti nei tempi e nei modi previsti.
  • facilità di condivisione dei documenti: il servizio consente la creazione e la condivisione di cartelle e documenti tra gli utenti di uffici e sedi differenti.
  • trattamento completamente digitale dei documenti: mettendo a disposizione strumenti come la firma digitale, la posta elettronica certificata e la conservazione ottica sostitutiva, un documento può essere firmato, spedito e poi conservato in forma digitale.
  • notevole riduzione dei costi, dovuti:
  1. alla gestione della carta (acquisto, spazio degli archivi, sicurezza…);
  2. alla ricerca dei documenti (archiviati senza criteri condivisi…);
  3. alle inefficienze di processi di lavoro.
  • maggior controllo dei documenti aziendali: ogni utente dispone di un’area di lavoro per creare cartelle personali e archiviare i documenti aziendali che risiederanno, quindi, nel sistema documentale e non sul computer del singolo utente.

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Politica della qualità

La Direzione Aziendale della W-ENTERPRISE, consapevole dell'importanza e della necessità di dimostrare e documentare ai propri clienti la capacità di fornire con continuità prodotti e servizi conformi alle specifiche, ha ritenuto opportuno istituire un Sistema Qualità in accordo con le prescrizioni di Assicurazione Qualità contenute nella norma UNI EN ISO 9001:2015.
 
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